Tijdelijk gratis E1-licenties bij Microsoft!

Hoe ga je te werk?

1. Je vraagt je gratis Office 365 E1 Trial-licenties aan via je leverancier of rechtstreeks bij Microsoft.
2. Neem je jullie hosted mail af via VERA? Dan kan je dit ook via servicedesk@vera.be aanvragen. Wij brengen dit dan voor jullie in orde.

Installatie van de licenties zit niet in de dienstverlening ‘hosted mail’ maar we geven jullie graag enkele praktische tips:

1. De licenties moeten toegekend worden aan de mailboxen van diegenen die dit zullen gebruiken. Dus iedere persoon die Teams wil gebruiken, moet een E1-licentie krijgen.
2. Microsoft teams moet niet lokaal op de pc's van de betrokken medewerkers geïnstalleerd worden. Je kan ook via de webversie werken, maar de kwaliteit van video- en audiostreams is dan merkelijk lager.
3. Bedenk vooraf welke apps je wil gebruiken. De E1-licentie bevat immers een hele brede waaier aan apps die meteen voor iedereen beschikbaar zijn als je ze niet vooraf uitschakelt.
   
   

Teams, gebruiken of niet?

Er zijn toch wel wat risico’s bij het gebruik van Teams:

1. Er ontstaat snel een wildgroei aan Teams-groepen waardoor je als ICT-verantwoordelijke en organisatie het overzicht verliest. Je kan dit probleem voorkomen door het aanmaken van nieuwe Teams enkel door de IT-dienst te laten gebeuren.
2. Ook externen kunnen toegang krijgen tot informatie die je eigenlijk niet wil/mag delen als je Teams niet strak beheert. Overleg dus zeker met je DPO en neem de nodige voorzorgsmaatregelen.
3. Wees realistisch in je langetermijnverwachtingen. Microsoft geeft 6 maanden gratis gebruik. Daarna komt er een licentiekost (op dit ogenblik 6,7 euro per gebruiker per maand). Neem dit dus op in je budget OF voorzie een scenario om na 6 maanden het Teamsgebruik weer af te bouwen.
4. In het kader van punt 3 raden we dan ook af om bestandsdeling, notities, wiki’s en andere onderdelen van Teams nu reeds te activeren zonder langetermijnvisie.
5. Focussen op videovergaderen lijkt op korte termijn de beste manier van opstarten.
    

Wat kan VERA voor jou doen?

Doe je beroep op een IT-beheerder van VERA?
Deze kan jou helpen bij de opzet van dit alles gedurende zijn werktijd voor je bestuur

Doe je vandaag geen beroep op een IT-beheerder van VERA?
Ook dan kunnen we je helpen! We voorzien standaard 1 werkdag van een IT-beheerder. Vraagt dit toch meer tijd, dan wordt dit eerst aan jullie voorgelegd.