Waarom?
- De invoering van nieuwe werkmethodes, regels of procedures is een complex verhaal met vaak zowel juridische, organisatorische als softwarematige implicaties. Bovendien is het voor de medewerkers vaak moeilijk om de huidige werkwijze los te laten en zich goed voor te bereiden op de nieuwe. Begeleiding door een externe neutrale persoon vergemakkelijkt vaak dit analyseproces.
- Deze dienstverlening is een rechtstreeks gevolg van ons samenwerkingsproject processen. Tijdens onze pilootprojecten bij een aantal besturen is deze nood aan begeleiding immers duidelijk geworden.
- De besturen die zelf reeds ervaring hebben met change management en procesanalyse kunnen natuurlijk ook zelf aan de slag met onze leidraad procesoptimalisatie. Er is ook een bibliotheek met referentieprocessen beschikbaar. Wie meer ervaring heeft met procesoptimalisatie kan de eigen manier van werken aftoetsen aan de beschrijvingen in de bibliotheek en op die manier mogelijke verbeterpunten opsporen.
Wat doet onze projectleider?
Onze projectleider analyseert samen met de belangrijkste betrokkenen de huidige werkprocessen bij de betrokken dienst(en) en onderzoekt hoe deze aangepast moeten worden in functie van de nieuwe situatie.
Hierbij worden eenvoudige instrumenten en technieken gebruikt, die mensen zonder achtergrondkennis van procesmanagement zich snel eigen kunnen maken. We baseren ons daarbij voornamelijk op concepten ontleend aan BPMN en Lean IT.
De volgende stappen worden gezamenlijk doorlopen:
- Analyse: wat verandert er door de nieuwe regels/procedures/werkwijze… en welke keuzes dient men te maken?
- Identificatie van alle actiepunten
- Prioritering: welke acties dienen eerst uitgevoerd te worden?
- Implementatie: de gewenste verbeteringen voorbereiden en opvolging van de uitvoering
Wat zijn de resultaten?
• Op het einde van een traject ben je minimaal in het bezit van een overzicht met uit te voeren actiepunten, die geprioriteerd zijn op basis van belangrijkheid (impact/gevolgen). Met deze actiepunten kan je zelfstandig aan de slag. Je kan er ook voor kiezen om je bij de uitvoering te laten begeleiden door it-punt.
• Op het einde van een traject hebben de betrokken medewerkers hands-on ervaring met het uitvoeren van een procesoptimalisatie; deze ervaring kunnen ze vervolgens op andere werkprocessen toepassen.
Contactpersoon
Neem contact op met Jeroen Devlieghere via 016 30 85 28 of info@it-punt.be
Welke besturen begeleiden we bij procesoptimalisatie?
- Gemeente Begijnendijk
- Gemeente Steenokkerzeel - invoering omgevingsvergunning
