Waarom?
- De invoering van nieuwe werkmethodes, regelgeving en procedures is een complex verhaal met vaak zowel juridische, organisatorische als softwarematige implicaties. Bovendien is het voor de medewerkers niet makkelijk om de vertrouwde werkwijze los te laten en zich goed voor te bereiden op de nieuwe. Begeleiding door een externe, neutrale persoon vergemakkelijkt vaak dit veranderproces.
- Deze dienstverlening is een rechtstreeks gevolg van ons samenwerkingsproject 'Procesmanagement'. Tijdens de pilootprojecten bij een aantal besturen is de nood aan begeleiding immers duidelijk geworden, en hebben we binnen IT-Punt de nodige ervaring opgebouwd om dit doeltreffend aan te pakken.
Wat doet IT-Punt?
Tijdens een begeleidingstraject analyseert de projectleider samen met de belangrijkste betrokkenen de huidige werkprocessen bij de betrokken dienst(en) en onderzoekt hoe deze aangepast moeten worden in functie van de nieuwe situatie.
Indien nodig wordt in een voortraject eerst bepaald welke werkprocessen met voorrang bekeken dienen te worden - het is immers niet de bedoeling (en ook niet haalbaar) om àlle werkprocessen te gaan beschrijven en optimaliseren.
Hierbij worden eenvoudige instrumenten en technieken gebruikt, die mensen zonder achtergrondkennis van procesmanagement zich snel eigen kunnen maken. We baseren ons voornamelijk op concepten uit 'BPMN' en 'Lean IT'.
De volgende stappen worden gezamenlijk doorlopen:
- Analyse: wat is de huidige situatie, wat verandert er door de nieuwe regels/procedures/werkwijze… en welke keuzes dient men te maken?
- Identificatie en borging van alle actiepunten
- Prioritering: welke acties dienen eerst uitgevoerd te worden?
- Implementatie: de gewenste verbeteringen voorbereiden en opvolging van de uitvoering
Wat zijn de resultaten?
- Op het einde van een traject ben je minimaal in het bezit van een actieplan: een overzicht met uit te voeren actiepunten, die geprioriteerd zijn op basis van belangrijkheid (impact/gevolgen). Met dit actieplan kan je zelfstandig aan de slag. Je kan er ook voor kiezen om je bij de uitrol te laten begeleiden door een projectleider van IT-Punt.
- Op het einde van een traject hebben de betrokken medewerkers hands-on ervaring met het uitvoeren van een procesoptimalisatie; deze ervaring kunnen ze vervolgens zelf op andere werkprocessen toepassen.
Zelf aan de slag?
- De besturen die zelf reeds ervaring hebben met change management en procesanalyse kunnen ook zelf aan de slag met de leidraad procesoptimalisatie van VERA die een handig kader biedt voor de selectie van processen en acties.
- Er is ook een bibliotheek met referentieprocessen beschikbaar (voor leden). Wie meer ervaring heeft met procesoptimalisatie kan de eigen manier van werken aftoetsen aan de beschrijvingen in de bibliotheek en op die manier mogelijke verbeterpunten opsporen.
Contactpersoon
Neem contact op met Jeroen Devlieghere via 016 30 85 28 of info@it-punt.be
Welke besturen hebben we al begeleid:
- Gemeente Geetbets
- Gemeente Kapelle-op-den-Bos
- Gemeente Landen
- Gemeente Steenokkerzeel
- Gemeente Tremelo
- Gemeente Zemst
